Ustawa o zamówieniach publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku jest podstawą prawną do obowiązku składania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów (z dnia 10 września 2007 roku) sprawozdanie może być przekazywane drogą elektroniczną. Do tego celu służy specjalny formularz, który umieszczony jest na stronie serwisu Urzędu Zamówień Publicznych.
Obowiązek złożenia sprawozdania i przekazania go Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych dotyczy każdego zamawiającego, bez względu na to, w jakim trybie było udzielane zamówienie publiczne. Każdy zamawiający jest zatem zobowiązany do sporządzenia stosownego sprawozdania (pod warunkiem, iż w danym roku udzielał zamówień na kwotę wyższą niż czternaście tysięcy euro). Ci, którzy nie udzielili zamówienia na taką sumę nie są natomiast obciążeni obowiązkiem złożenia takiego sprawozdania.
Sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach publicznych, jak wskazuje sama nazwa, musi obejmować cały rok kalendarzowy. Dokument ten powinien więc dotyczyć zamówień, które były udzielane od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. W tym celu na zamawiającym spoczywa szereg obowiązków, do których zalicza się między innymi konieczność wypełnienia elektronicznego formularza (dostępnego na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych), wysłania go drogą elektroniczną oraz wydrukowanie wygenerowanego przez portal sprawozdania z nadanym mu numerem referencyjnym.
Przepisy prawne o zamówieniach publicznych nie nakładają na zamawiających obowiązków wysyłania sprawozdań pocztą lub faksem. Wystarczy wysłać je drogą elektroniczną. Potwierdzeniem faktu, iż Urząd Zamówień Publicznych dostanie sprawozdanie będzie wygenerowanie wyżej wspomnianego numeru referencyjnego.
Podczas składania sprawozdań obowiązuje kilka ważnych zasad. Zasady sporządzania sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 roku. Wiadomość o udzielonym zamówieniu może przekazać tylko i wyłącznie jeden zamawiający.
Sprawozdań rocznych nie muszą sporządzać niektóre jednostki organizacyjne zamawiającego. Należą do nich placówki, które posiadają finansową samodzielność i udzielają zamówień powiązanych z profilem własnej działalności.
Ważny jest także zakres informacji w sprawozdaniu. Dokument powinien zawierać nazwę zamawiającego, jego dane (wraz z adresem poczty elektronicznej, numerem NIP oraz REGON). Ponadto w sprawozdaniu należy oznaczyć rodzaj zamawiającego oraz określić główne przedmioty prowadzonej działalności.